In diesem Artikel möchte ich dir den Projekt-Strukturplan (PSP) vorstellen und vielleicht hilft er dir bei der kommenden Lagervorbereitung. Auf den ersten Blick wirkt diese Vorgehensweise recht technisch aber vielleicht liegt gerade dir diese strukturierte Herangehensweise.

Was ist eigentlich der Nutzen einer strukturierten Projektplanung? Lagerplatz aussuchen, Anmeldungen austeilen, Lagerspiele vorbereiten, Speiseplan erstellen, Aufgaben an Gruppenleiter vergeben, und unzählige weitere Aufgaben gilt es rechtzeitig zu erledigen. Jede einzelne dieser Aufgaben stellt (meistens) kein Problem dar aber wenn die Aufgaben an die verschiedensten Gruppenleiterinnen verteilt werden und verschiedene Termine eingehalten werden müssen dann ist es oft schwierig, den Überblick zu behalten. Für diejenigen die zum ersten mal ein Lager organisieren ist es da natürlich ganz besonders ungewohnt, an alles zu denken und die Aufgaben zu koordinieren.

Eine sorgfältige Vorbereitung und Planung trägt dazu bei, die Arbeitsabläufe zu strukturieren, veranschaulicht Überlegungen und schafft so einen Überblick über die gesamte Aufgabenpalette.

Der Projekt - Strukturplan!

Zuerst werden in einer Brainstormingrunde Aufgaben gesammelt die es zu erledigen gilt (dabei ist es - wie bei jedem Brainstorming - wichtig, nicht zu bewerten, zu kritisieren oder zu ordnen). Jede Aufgabenidee wird auf einen kleinen Zettel - jeweils eine Aufgabenidee pro Zettel - festgehalten (idealer Weise werden "Post-its" verwendet).

Im nächsten Schritt folgt eine erste Strukturierung der gesammelten Aufgabenideen in überschaubare Teilaufgaben und Arbeitspakete. Diese Arbeitspakete werden dann in Form einer Baumstruktur zusammengesetzt (siehe Skizze). Die Gliederung soll nur so weit detailliert werden, bis sich überschaubare Arbeitspakete ergeben. Eine zu tiefe Detaillierung im PSP reduziert die Übersichtlichkeit; ein Beispiel: "Bastel-Kiste" unter diese Aufgabe fällt z.B. das besorgen von: Krepppapier, Klorollen, Filzstiften, Buntstiften, Malfarben, usw. Ein Großteil der Dinge lässt sich aber auch unter "Grundlegendes Material" verständlich abhaken und so müssen nur noch spezielle Materialien wie Fingerfarben, ... angeführt werden.

Im letzten Schritt werden noch nicht genannte, aber dennoch erforderliche Aufgaben, hinzugefügt bzw. doppelt genannte Aufgaben gestrichen (sofern dies nicht schon beim erstellen der Baumstruktur passiert ist).
Wenn alle Gruppenleiterinnen sich über die zu erledigenden Aufgaben einig sind, folgt die Vergabe der Aufgaben an einzelne Gruppenleiterinnen oder an ein kleine Teams. Eine weitere Möglichkeit um den PSP nicht zu detailliert zu gestalten sind Beschreibungen der einzelnen Aufgaben wie z.B.: eine Liste aller Materialien die in die Bastelkiste gehören, so dass im PSP nur noch Bastelkiste steht. Eine solche Aufgabenbeschreibung ist besonders für komplexe Arbeitspaketen, oder unerfahrene Gruppenleiterinnen/Teams zu empfehlen.

Der PSP wird an einem gut sichtbaren Ort aufgehängt und stellt im weiteren die gemeinsame Basis und ein Kommunikationsinstrument dar, indem erledigte Aufgaben abgehakt werden und so das Fortschreiten verfolgt werden kann. Am Ende der Lagervorbereitungsphase sind alle Aufgaben abgehakt und dem Lager steht nichts mehr im Wege.

Bei großen Gruppenleiterinnen-Runde ist es sinnvoller wenn die Lagerleiterin diesen PSP alleine oder mit einem kleinen Team aus erfahrenen Gruppenleiterinnen zusammenstellt, da der Prozess des Sammelns und Strukturierens der Aufgaben verkürzt und vielleicht auch vereinfacht wird. Dieser PSP wird dann der Gruppenleiterinnen-Runde vorgestellt und gemeinsam werde die fehlenden Punkte ergänzt.
Zeitplanungsinstrumente

Im Zuge einer Lagervorbereitung gibt es aber auch viel Aufgaben, die von anderen Aufgaben abhängen z.B.: kann man erst einkaufen gehen wenn man einen Speiseplan habe, die Anmeldungen können erst rausgeben wenn das Quartier feststeht, die Versicherung kann erst abgeschlossen werden, wenn man weiß wie viele Kinder mitfahren, usw. Für diese Art der Planung ist der PSP nicht geeignet, weil er keinen möglichkeit bietet für zeitliche Koordination und deshalb möchte ich zwei weitere Methoden vorstellen, die "Meilenstein-Planung" und den "Balkenplan".

Der Meilenstein-plan ist eine einfache Sammlung von Aufgaben mit den jeweiligen Terminen, bis wann diese erledigt sein müssen (Beispiel: ein bestimmter Termin muss bis zum 15.5. erfüllt sein, dann folgt der nächste Termin und somit der nächste Meilenstein) - zur Übersichtlichkeit empfiehlt es sich den Verantwortlichen auch anzuführen. Diese Art der Zeitplanung eignet sich allerdings nur bei einer geringen Zahl an zu koordinierenden Terminen da die Übersichtlichkeit beim Darstellen sonst darunter leidet.

Der Balkenplan ist eine zeitliche Darstellung des PSP, anhand derer sich die Abhängigkeiten der Aufgaben leicht aufzeigen läßt. So kann die Zeit so eingeteilt werden, dass der Speiseplan bis 15.5 aufgestellt ist. Dadurch hat auch das Einkaufsteam noch genug Zeit. Der 15.5. wird dann zum Beispiel mit einem Meilenstein markiert.