Du hast eine große Gruppenleiterinnen-Runde und damit siedelt sich dein Aufgabenbereich als Pfarrverantwortliche immer mehr bei Organisation, Koordination, Konfliktmanagement, Leitung, Endverantwortung und nicht zuletzt beim Zusammenhalt der Gruppe an. Innerhalb der Gruppenleiterinnen-Runde bist du nicht mehr "nur" die "Prima inter pares", sondern du bist gewählt, ein Vorbild, die, der die zuvor genannten Aufgabenbereiche zugetraut und übertragen werden.
In diesem Artikel möchte ich immer wieder auftretende Probleme in großen Gruppenleiterinnen-Runden aufzeigen und den einen oder anderen Lösungsansatz anführen.

Die zeitliche Koordination

Die zeitliche Koordination von Veranstaltungen, Besprechungen, Klausuren etc. gehört zu den sehr früh auftretenden Schwierigkeiten bei großen Gruppenleiterinnen-Runden. Einen Termin zu finden, an dem alle Zeit haben, ist (fast) unmöglich.
Wenn die Termine jedoch langfristig bekannt sind, ist es für alle Gruppenleiterinnen leichter, sie für sich selbst einzuplanen und sich danach zu richten. Ein Ansatz dies zu erreichen ist z.B. eine Semesterplanung auszuarbeiten: für Veranstaltungen aber auch für Besprechungen und Klausuren. Zusätzlich kannst du alle ein bis zwei Monate Erinnerungsnotizen über die zeitliche und inhaltliche Planung der nächsten Wochen verteilen oder am Ende jeder Besprechung einen solchen Anhang ins Protokoll setzten.
Eine weitere Erleichterung bringt das Festsetzen einer Endzeit - allerdings ist dies bei Besprechungen oft schwierig, da die Tendenz besteht, dass die Länge der Besprechungen mit der Anzahl der Gruppenleiterinnen steigt. Trotzdem ist es sinnvoll, wenn du dir im vorhinein einen Zeitplan überlegst, den du auch versuchst einzuhalten.
Wenn die Gruppenleiterinnen den Eindruck haben, dass konstruktiv gearbeitet wird und es sich somit ausgezahlt hat, zu kommen, dann werden sie das nächste Mal auch wieder kommen. Um dies zu gewährleisten, solltest du auf eine straffe Strukturierung deiner Besprechung achten, ohne viel Zeit zu verplempern.

Informationsfluss

Egal wie gut man die Besprechungen vorbereitet oder wie früh man die Termine bekannt gibt: Je größer die Gruppenleiterinnen-Runde wird, desto seltener ist es, dass alle zu den Besprechungen kommen. Um dennoch einen Informationsfluss gewährleisten zu können, ist der einfachste Weg ein Besprechungsprotokoll (das auch bei der Jahresklausur von großem Nutzen sein kann) zu führen.
Wenn du als Pfarrverantwortliche draufkommst, dass du doch noch was Wichtiges vergessen hast, ist es in einer großen Gruppenleiterinnen-Runde lästig, wenn du alle anrufen musst. Eine einfache Methode, um einer hohen Telefonrechnung zu entgehen, ist eine Telefonkette (es wird genau festgelegt, wer wen anruft). Da die Nachricht allerdings, wie bei der "Stillen Post" mutieren kann, empfiehlt es sich, dass die Letzte noch einmal bei dir anruft, damit du überprüfen kannst, wie weit sich die Information verändert hat und ob sie überhaupt durchgekommen ist.
Wenn deine Gruppenleiterinnen alle eine E-Mail-Adresse haben, die sie auch regelmäßig abfragen, bietet dies natürlich auch eine gute Möglichkeit, alle Gruppenleiterinnen zu erreichen. Die altmodischere Variante wären da Postfächer im Jungscharraum für jede Gruppenleiterin oder eine Gruppenleiterinnen-Pinnwand.

Sind eh die anderen da

Man sollte meinen, dass es bei einer großen Gruppenleiterinnen-Runde einfacher ist, genügend motivierte Gruppenleiterinnen für diverse Aktionen zu finden. Oft ist aber genau das Gegenteil der Fall; bei einer kleinen Gruppenleiterinnen-Runde weiß jede Gruppenleiterin, dass es auf jede einzelne ankommt. Bei einer großen Gruppenleiterinnen-Runde besteht das Risiko, dass sich der Gedanke "Es sind eh genug andere da" durchsetzt.
Ein Lösungsansatz liegt darin, sich von dem Gedanken: "Es müssen immer alle da sein" zu verabschieden. Besser 4 hochmotivierte Gruppenleiterinnen als 8 unmotivierte. Dabei gilt es aber schon in der Vorbereitung zu klären, wie viele Gruppenleiterinnen für die Veranstaltungen notwendig sind und ob es nicht doch einige Veranstaltungen gibt, an denen alle teilnehmen sollen. Eine Möglichkeit wäre, bei einer Jahresplanung zuerst zu überlegen, wo die Gruppenleiterinnen Zeit und Lust haben mitzumachen und davon die stattfindenden Veranstaltungen abhängig zu machen. So wird hoffentlich die Zufriedenheit der Gruppenleiterinnen größer.

Es bleibt immer an den Gleichen hängen

Das im letzten Punkt angeführte Paradoxon lässt sich leider auch auf die Bereitschaft "mal mit anzupacken" übertragen. Hier allerdings ist es sinnvoll, nachzuforschen warum "es" denn immer an den Gleichen hängen bleibt. Liegt es daran, dass die anderen Gruppenleiter so faul sind, so bedarf es einer ähnlichen Lösung wie im letzten Punkt. Oft ist es aber so, dass Aufgaben immer an die Gleichen übertragen werden, da weiß man, dass es funktioniert und so erhalten andere gar keine Chance, sich aktiv zu beteiligen. Bei manchen älteren Gruppenleiterinnen ist zu beobachten, dass sie zwar von Jahr zu Jahr neue Aufgaben übernehmen, aber die alten (die durchwegs von jüngeren erledigt werden könnten) nicht abgeben wollen.
Ein Ansatz, dieses Problem zu lösen, ist das jährliche Zusammentragen aller zu erledigenden Aufgaben und sich an eine Neuverteilung zu machen. Bei dieser Neuverteilung, die mit der gesamten Gruppenleiterinnen-Runde erarbeitet werden sollte, gilt es folgende Gesichtspunkte zu beachten: wen interessiert welcher Aufgabenbereich, wo liegen die Stärken der einzelnen Gruppenleiterinnen, welche Aufgaben können von unerfahreneren Gruppenleiterinnen erfüllt werden, wie können die Jüngeren eingebunden und mit den Aufgaben vertraut gemacht werden (Einschulen in die DKA-Vorbereitung, Vorbereitung von Veranstaltungen; in Teams mitarbeiten; Schaukasten gestalten; u. v. m) Nachdem diese Fragen erörtert worden sind, ist es einfacher, eine faire Aufgabenverteilung zu finden, mit der alle zumindest fürs Erste zufrieden sind. Um den Zustand der Zufriedenheit länger aufrecht zu erhalten, ist es sinnvoll auch während des Jahres nach dem Befinden mit den Verantwortlichkeiten zu fragen.

Ein bunter Haufen

Eine Gruppenleiterinnen-Runde in der alle beste Freundinnen sind, ist in meinen Augen ein illusorischer Zustand, der bestenfalls für kurze Zeit erreicht werden kann. Um eine gute Zusammenarbeit gewährleisten zu können, ist dies aber auch nicht unbedingt nötig. Deine Gruppenleiterinnen-Runde besteht aus lauter verschiedenen Persönlichkeiten mit verschiedenen Interessen, Stärken, Schwächen und Ansichten und somit ist es utopisch, dass sich alle gleich gut verstehen. Davor solltest du aber keine Angst haben, ganz im Gegenteil: dadurch eröffnet sich die Möglichkeit, voneinander zu lernen. Deine Aufgabe besteht nun darin die Stärken der Einzelnen zu unterstützen und zu einem Gesamtsystem zusammen zu setzen. Um die Bildung von konkurrierenden Untergruppen und interne Streitereien zu vermeiden, ist es wichtig, auf ein gutes Arbeitsklima zu achten und ein Wir-Gefühl zu etablieren. Ein gemeinsames Ziel und ein ziehen am gleichen Strang kann über so manche persönliche Differenzen hinweghelfen.