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Protokolle und Dokumentation

Wie kann ich sie als Ideenpool für Veranstaltungen nutzen?

Strukturiertes Arbeiten scheint auf den ersten Blick oft aufwändig und bürokratisiert. Doch auf lange Sicht helfen gerade Protokolle und eine genaue Dokumentation von Veranstaltungen und dergleichen, Kommunikations-probleme erst gar nicht entstehen zu lassen und Zeit zu sparen. Das Rad muss nicht jedes Mal neu erfunden werden und es ist oft leichter, erprobte Konzepte zu adaptieren, als gänzlich Neue zu erfinden.

Am Anfang war das Chaos

Bei der letzten Sitzung haben wir doch ausgemacht, dass Klara sich um die Reservierung des Pfarrsaales kümmert und Heinz bei der Quartierviermieterin für das Lager anruft. Außerdem möchten wir dieses Jahr wieder das tolle Geländespiel machen, das wir vor drei Jahren gespielt haben, aber wer weiß noch wie das geht? Letzte Gruppenstunde habe ich eine total geniale Zeitreise mit den Kindern gemacht, das sollte man doch aufschreiben, damit es wer anderer auch noch ausprobieren kann …

Viele Ideen, Aktionen, Veranstaltungen werden Jahr für Jahr neu erfunden und konzipiert, da sie nicht oder nicht ausreichend dokumentiert werden. Es ist nicht nur mühsam und energieraubend sondern extrem zeitaufwändig nach nicht mehr aktuellen Informationen in unserem Gedächtnis herumzustöbern oder eben etliches neu zu kreieren. Die Zeit kann viel besser in die Entwicklung von neuen Aktionen oder Veranstaltungen investiert werden.

Das leidige Thema des Protokolls

Wozu brauchen wir ein Protokoll, wir sind ja nicht bei der Hauptversammlung einer Aktiengesellschaft?

Protokolle müssen keine detailgenauen Prozessprotokolle sein, die jede einzelne Wortmeldung verschriftlichen. Es reicht ein Ergebnisprotokoll, das die einzelnen Besprechungspunkte kurz umreißt und die Resultate dokumentiert. Dies erleichtert jenen Gruppenleiterinnen die Sitzung nach zu vollziehen, die abwesend waren und erinnert an gemeinsam gefasste Beschlüsse und Verantwortungen.

Dabei empfehle ich, dass bei einem Protokoll verantwortliche Personen immer irgendwie hervorgehoben werden (fett geschrieben und/ oder unterstrichen). Weiters ist es sehr ratsam am Ende des Protokolls einen Extra-Punkt "Termine" anzuschließen und hier nochmals alle bei der Sitzung vereinbarten Termine mit Zeit und Ort aufzulisten.

Die Aufgabe der/des Protokollant/in muss ja auch nicht immer von ein und derselben Person wahrgenommen werden, sondern kann nach dem Rotationsprinzip Reih um wechseln. Die Rotation kann auch in einer kleineren Form stattfinden, da niemand zu dieser Aufgabe gedrängt werden sollte. Zu Beginn einer Sitzung wird dann das Protokoll der letzten Besprechung gemeinsam kurz überflogen und eventuelle Anmerkungen können notiert werden.

Sitzungsprotokolle können auch für später sehr sinnvoll sein, wenn man sich nicht mehr erinnert, wer welche Zuständigkeiten übernommen hat, oder wie man vor Jahren zu einem bestimmten Thema entschieden hat. Also auch für deine Nachfolgerinnen können Protokolle eine enorme Arbeitserleichterung sein. Dazu ist aber auf jeden Fall erforderlich, dass alle Protokolle zentral für alle Gruppenleiterinnen zugänglich in einem Ordner abgelegt sind, also ein "Archiv" vorhanden ist.

Weiters solltest du dir überlegen, wie die Verteilung der Protokolle aussieht. Ich finde es wichtig, dass jede Gruppenleiterin ein Protokoll erhält, d. h. bereits kopiert z. B. in einem Lesefach vorfindet oder es eine Pinwand gibt, wo alle Protokolle mit markiertem Namen hängen. Im heutigen Zeitalter der Kommunikation ist es durchaus möglich, die Protokolle auch per E-Mail zu versenden.

Dokumentation und Ideenpool

Nicht nur das Verfassen von Protokollen stellt eine Arbeitserleichterung dar, sondern auch die Dokumentation von Aktionen und Veranstaltungen im Allgemeinen kann für die GruppenleiterInnen-Runde sehr hilfreich sein. Wenn ihr z. B. Spielaktionen oder Feste plant, ist es nicht nur sinnvoll, das Programm aufzuschreiben, sodass es später wieder einmal verwendet werden kann, auch das Verfassen einer Materialliste mit allen Utensilien, sowie ungefähre Angaben über die Kosten oder die Kalkulation einer solchen Veranstaltung sind hilfreich.

Auch eine Buffet- oder Jausensliste hilft den Leuten beim Einkauf und Vorbereiten der kulinarischen Angebote. Damit diese Aufzeichnungen aber für die Zukunft auch wirklich eine Erleichterung in der weiteren Planung bringen, ist eine Nachbesprechung solcher Aktionen und Veranstaltungen unumgänglich. Hier können dann die genauen Zahlen festgelegt aufgeschrieben, die positiven und negativen Eindrücke dokumentiert und etwaige Verbesserungsvorschläge niedergeschrieben werden.

Speziell für das Lager

Auch über die Lagerbesprechungen solltet ihr zu mindest Kurzprotokolle führen, die vor allem bei Verantwortungs- und Terminangelegenheiten sehr wichtig sind. Auf jeden Fall solltet ihr aber eine Programmmappe anlegen, in welcher alle Geländespiele, andere Spiele, Bastelvorschläge, Regenwetterprogramm usw. enthalten sind.

Ebenso wichtig ist eine Verwaltungsmappe, in der sich vor allem verwaltungstechnische und organisatorische Dinge befinden: Die Adressen mit Telefonnummern der verschiedenen Quartiergeber und/oder Lagerplatzverwalter, Vordrucke für Eltern- und Kindereinladungen, Bestätigungen für Gemeinden, Ansuchungen für Subventionsstellen, sowie Kalkulationsvorschläge, Kochrezepte und Speisepläne sind nur einige der Dinge, die du in solch einer Mappe ablegen könntest.

Am Lager selbst habe ich es immer sehr hilfreich empfunden die Besprechungen bzw. jeden Tag ganz kurz zu protokollieren. Das kann z. B. auf einem Din-A-4-Blatt passieren, wo oben der Speiseplan, ein kurzer Wetterbericht und ein allgemeines Stimmungsbarometer aufgezeichnet sind und man nur mehr ankreuzen muss.

In drei großen Kreisen wird das Vor-, Nachmittags- und Abendprogramm kurz umrissen und unter besondere Vorkommnisse schreibt man Besuche, Abholungen, Krankheitsfälle usw. hin. Dies erleichtert euch nicht nur die Lagernachbesprechung nach dem Lager, sondern kann auch bei Unfällen oder Krankheitsfällen sehr wichtig werden.

DKA und andere Veranstaltungen

Auch bei der DKA ist es sinnvoll eine Mappe mit den Gebietsgrenzen und einer Checkliste zu führen. Für die Gebiete kann mit Hilfe sogenannter Feedback-Zetteln eruiert werden, wo man wann die meisten Leute antrifft (oder auch Geschäftsöffnungszeiten dokumentiert), bzw. können Listen geführt werden, zu welchen Zeiten die meisten Kinder Sternsingen gehen wollen.

Auf den Checklisten ist dann z. B. zu finden, wer die Ansprechpartnerinnen für das Waschen und Ausbessern der Gewänder sind, welche Bankregelungen zu bedenken sind, wann man im Jungscharbüro die Materialbestellungen durchführt und wie viel man wovon braucht. Einladungsbriefe für Kinder und Adressen von Eltern, die zu Mittag ein Essen zur Verfügung stellen oder eine Sternsingerinnengruppe einladen, können ebenso enthalten sein, wie Abrechnungsformulare, die die Arbeit beim Geldzählen erleichtern.

Ähnliche Checklisten sind hilfreich bei Krippenspielen, der Ostergrußaktion oder anderen Veranstaltungen, wo viel organisiert und vorbereitet werden muss.

Das schwarze Brett …

… oder einfach nur eine Pinwand, wo das letzte Protokoll hängt, die nächsten Termine nochmals groß aufgeschrieben sind und sonstige wichtige Informationen für deine Gruppenleiterinnen hängen, hilft den Kommunikationsfluss zu erhöhen. Wenn diese Wand groß genug ist, lässt sich auch ein großer Jahreskalender anbringen, auf dem ihr gleich alle Feste, Veranstaltungen, Aktionen, Feiertage, Ferien und das/die Lager eintragt.

Hier empfiehlt es sich dann eventuell auch mit unterschiedlichen Farben zu arbeiten. Du solltest jedenfalls darauf achten, dass diese Wand und/ oder Kalender immer aktualisiert wird, nie zu viel drauf hängt und abgelaufene Termine und alte Protokolle archiviert werden.

Somit wünsche ich dir noch viel Spaß beim Aufschreiben, Dokumentieren und Archivieren eurer Arbeit, denn letztendlich ist das auch ein schöner Beweis, dass eure Mühen und Anstrengungen nicht umsonst waren und vergessen werden!

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