Wissensmanagement

Wahnsinn! Im Zuge meiner Recherche habe ich so einiges entdeckt, Wissensmanagement betreffend. Nicht nur, dass es mittlerweile dafür eigene Studiengänge gibt, auch in großen Unternehmen werden hohe Positionen mit qualifizierten und kompetenten Persönlichkeiten besetzt, die eigens und allein für den Umgang mit dem Wissen des gesamten Unternehmens und der Strategie betraut werden. Die sorgen also dafür, dass das Wissen richtig archiviert und verteilt wird.

Was ich versuche zu zeigen, ist, dass Wissensmanagement in unserer heutigen Gesellschaft unabdingbar ist. Jetzt fragt ihr euch vielleicht, was das mit unserer Jungschararbeit zu tun hat? Mehr als man vielleicht glauben möchte. Immerhin sitzen in eurer Gruppenleiter/innen-Runde mehrere Köpfe, die alle unterschiedliches Wissen und Können in sich beheimaten und um dieses für alle nützlich zu machen, bedarf es doch den ein oder anderen Plan.

Weitergabe

Eventuell verhält es sich bei euch so, dass jährlich neue Köpfe in eure GruppenleiterInnen-Runde kommen, durch das Aufnehmen von Gruppenhelfer/innen oder freien Mitarbeiter/innen. Diese bringen freilich verschiedenste Kenntnisse mit, müssen aber auch erst mal an das bereits bestehende Wissen eurer Runde herangeführt werden. Vielleicht scheidet auch eine/r eurer älteren Gruppenleiter/innen aus, deren Wissen, im besten Fall, mit den Jahren gewachsen ist. Dieses sollte natürlich auch irgendwo festgehalten und zugänglich gemacht werden. Denn natürlich ist es praktisch, wenn Miriam weiß, wie ein Lagerfeuer gebaut werden soll und Christoph super gute Elternarbeit macht, aber wer weiß denn noch wie das geht?

Wissen verhält sich als Prozess und entwickelt sich stetig weiter, da wir alle Erfahrungen sammeln. Wichtig ist hier, dass eben dieses weitergegeben und verteilt wird. Sodass beispielsweise der Christoph seine Erfahrungen, Fähigkeiten und Kenntnisse mit allen teilt und an einige explizit weiter gibt. Es können nicht alle eurer Runde Alles wissen, aber durch Bildung von Teams und Verantwortlichkeitsbereichen, kann das Gesamte gut auf die, sich ständig verändernde und entwickelnde Runde verteilt werden.

Dokumentation

Ein Beispiel für die Dokumentation von gesammeltem Wissen, das ihr sicherlich kennt, ist die Gruppenstundendatenbank. Und warum gibt es die? Na, weil man sich nicht alles bis in alle Ewigkeit merken kann. Ausserdem bietet diese Plattform einen guten Überblick und Zugang für alle, die Interesse haben.

Das Niederschreiben und Aufheben von Ideen, Regelungen oder sonstiger getroffener Entscheidungen, birgt viele Vorteile. Zum einen natürlich dient es der Absicherung, sodass ihr nicht jährlich dieselben Diskussionen über dieselben Themen führen müsst, sondern an einem neuen Punkt ansetzen könnt um die Entwicklung eures Tuns zu unterstützen. Es ist zum einen ja durchaus hilfreich auf etwas zurückgreifen zu können, wo man Verschiedenstes nachlesen kann, beziehungsweise reinschauen, wenn man unsicher ist. Zum anderen ist so ein Wissens-Archiv äußerst hilfreich, wenn es um Wissensvermittlung geht zum Beispiel an neue Gruppenleiter/innen.

Papier oder Bytes

Es gibt viele Möglichkeiten euer Wissen gut zu dokumentieren. Ihr könnt euch das Internet zu Nutze machen und eine Datenbank oder eine Art Forum einrichten, wo ihr zum Beispiel Leitfäden, konkrete Ideen, aber auch Beschlüsse abspeichert und jedem/jeder eurer Gruppenleiter/innen-Runde Zugriff bieten könnt. Dabei ist zu beachten, dass ihr dafür sorgt, dass auch wirklich alle Beteiligten wissen, wie sie diese Plattform nutzen und mit ihr umgehen können. Übersichtlich sollte sie in jedem Fall sein. Denn ein Datendschungel, in dem man Nichts mehr finden kann, schießt am eigentlichen Ziel vorbei.

Ihr könnt eure Dokumente natürlich auch analog aufheben, also in Papierform. Auch hier sind Übersicht und Zugänglichkeit sehr wichtig. Eure Schriftstücke sollten so gestaltet sein, dass man sich nicht durch endlose Absätze kämpfen muss um zum Gesuchten zu gelangen. Hier solltet ihr ein großes Augenmerk auf die Gestaltung und das Format legen. Ihr könnt die einzelnen Punkte, um die es in den Absätzen geht, durch Hervorheben mittels „Fettschreibung“ oder Unterstrichenen Stichworten ins Blickfeld rücken. Auch Aufzählungen beziehungsweise Auflistungen, sind sehr hilfreich und übersichtlich. So kann das Auge das Dokument Punkt für Punkt scannen und filtern, welche Informationen für den jetzigen Gebrauch wichtig sein könnten.

Auch die tatsächliche Archivierung ist freilich sehr wichtig. Ob ihr dies nun mit Ordnern oder Kisten macht, ist euch überlassen, aber es sollte klar sein, welche Dokumente sich wo befinden und die Zettel nicht einfach so in der Gegend herumfliegen. Außerdem ist darauf zu  achten, dass ihr einen Platz findet zu dem alle Gruppenleiter/innen Zugang haben. Wenn euer gesammeltes Wissen, bei einem eurer Gruppenleiter/innen zuhause liegt, hat das wenig Sinn. Besser ihr sucht bei euch in der Pfarre einen Platz zu dem alle aus eurer Runde Zugang haben, den ihr aber verschließen könnt, sodass eure Daten nicht in Hände gelangen, in denen sie nichts zu suchen haben.

Nachhaltigkeit

Wie ich nun schon oft erwähnt habe, ist der Zugang zu den Daten und dem Archiv sehr wichtig. Hilft ja alles nichts, wenn ihr feinsäuberlich alles dokumentiert und aufbewahrt, aber niemand es nützen kann. Auch die Überarbeitung und das Austauschen der Dokumente sind wichtig, da euer gemeinsames Wissen ja ständig einem Prozess unterliegt. Durch neue Gruppenleiter/innen kommen neue Ansichten hinzu, die miteinzubeziehen ist notwendig und wichtig. Wenn ihr gemeinsam eine Aktion plant ist es nicht nur wichtig im Vorfeld die Planung durchzuführen und festzuhalten, sondern auch nach der gelaufenen Aktion noch ein Resumee zu ziehen. Setzt euch zusammen und reflektiert was gut oder schlecht funktioniert hat. Haltet auch diese Reflexion fest, sodass im nächsten Jahr, bei derselben oder einer ähnlichen Aktion, eure Nachbesprechung mit allen Anhaltspunkten, Kommentaren und Erfahrungen, herangezogen und optimal genützt werden kann.

Aber eben auch den Umgang und die Benützung dieser Sammlung zu fördern gehört dazu. Arbeitet mit dem was ihr gesammelt habt. Fordert eure Gruppenleiter/innen auf, diese Daten heranzuziehen. Ganz wichtig ist auch, die neuen Gruppenleiter/innen und Gruppenhelfer/innen soweit über dieses System zu informieren, dass sie selbständig damit arbeiten können. Nehmt euch die Zeit, jedem/jeder einzelnen zu zeigen wo genau alles verstaut ist, was sich dahinter verbirgt, wie sie sich Zugang verschaffen und den Sinn und Zweck des Ganzen zu verdeutlichen. Dann könnt ihr hoffentlich davon ausgehen, dass diese Sammlung stetig genützt, überarbeitet und erweitert wird. Damit habt ihr dann eine gute Grundlage für ordentliches Wissensmanagement innerhalb eures Teams geschaffen.

Johanna Fuchshuber

[aus dem context "Wissensmanagement"]