Praktische Tipps, wie Wissensmanagement umgesetzt werden kann

Damit nicht jede/r (Pfarr-)Verantwortliche das Rad neu erfinden muss, ist es hilfreich, gewisse Dinge gut zu dokumentieren und weiterzugeben. Egal, ob eine Vorlage für eine Einladung, die Installation eines Materialkastens oder der Austausch über (erfolgreiche) Gruppenstundenideen, es gibt viele Möglichkeiten die Arbeit des Teams zu erleichtern und Ressourcen zu sparen. Der einen oder dem anderen werden die folgenden Tipps vielleicht bekannt vorkommen, was daran liegen könnte, dass er/sie schon mal auf einem unserer Grundkurse war. Denn dort gibt es auch Informationen zu diesem Thema. Im Folgenden möchte ich euch nun ein Paar Anregungen für die konkrete Arbeit mit der Jungschargruppe aufzählen.

Jahresplanung

Es macht sehr viel Sinn sich am Anfang eines Jungscharjahres ein wenig Zeit zu nehmen und zu überlegen, was man mit seinen Jungscharkindern in der kommenden Zeit alles machen möchte. Diese Vorbereitung kann im Rahmen einer Semesterplanung geschehen, was so einige Vorteile hat:

Was bringt’s?

• Du ersparst dir viel Zeit während des Semesters und vor allem viel Stress, wenn deine Zeit einmal knapper ist, wenn du dir nicht jede Woche ein neues Gruppenstundenthema überlegen musst.
• Du kannst rechtzeitig mit Materialbesorgungen für aufwendigere Gruppenstunden beginnen, wenn du schon weißt, was du in nächster Zeit machen möchtest, und musst nicht kurzfristig Besorgungen machen.
• Auch für größere Rausgehaktionen oder andere Projekte erleichtert es die Planung, wenn ihr schon längerfristig darüber im Klaren seid und somit rechtzeitig die Eltern informieren und Reservierungen, z.B. für eine Übernachtung, für ein Museum,..., tätigen könnt.

Eine übersichtliche Planung erleichtert es dir, für deine Jungscharkinder oder Ministrant/innen ein abwechslungsreiches und vielfältiges Programm im Semester zu bieten, sodass für alle Kinder etwas dabei ist und keine Langeweile aufkommt.

So funktioniert’s!

Du schaust in einem Kalender nach, wie viele Gruppenstunden ihr im kommenden Semester haben werdet, und erstellst einen Raster, bei dem in der obersten Zeile jeweils der Monat steht und unterhalb Kästchen für jede einzelne Woche platziert werden. Auf verschiedenfarbige Kärtchen für Spielestunden, Kreativstunden, Rausgehaktionen usw. schreibst du nun die konkreten Ideen für die einzelnen Stunden und legst, klebst, pinnst sie auf den Raster. Der Semesterplan kann und soll flexibel bleiben, damit die Kinder ihre Wünsche einbringen und du diese berücksichtigen kannst.

Die Einladung in die erste Gruppenstunde

Meistens beginnen neue Jungschar- oder Ministrant/innengruppen nach der
Erstkommunionvorbereitung. Wenn du mit einer Gruppe anfängst, sollen natürlich die Kinder, die du in die Gruppe einladen willst, auch davon erfahren. Dazu ist es einerseits gut, wenn du schon vor der ersten Gruppenstunde die Möglichkeit hast, die Kinder persönlich kennen zu lernen (z.B. im Rahmen der Erstkommunionvorbereitung, bei einem Abschlussfest,...), andererseits ist es sinnvoll, die Kinder auch schriftlich einzuladen.

Die Einladung soll auf jeden Fall

• Ort
• Datum
• Zeitraum (Beginn- und Endzeit) der ersten Gruppenstunde enthalten.

Weiters ist es nett und durchaus sinnvoll den Eltern Informationen über

• Lagerangebot (wohin geht’s, wie viel wird es kosten, etc.)
• Gruppenstunden Übersicht (mit dem Hinweis, dass der Plan flexibel ist!)
• Besondere Aktionen (Rausgehaktionen, etc.)

Für die Kinder ist es sicherlich auch interessant zu erfahren, was in der Gruppenstunde passieren wird, bzw. was ihr in der Jungschar überhaupt vorhabt. Auch dein Name, deine Adresse und Telefonnummer sowie ein Foto von dir sollten auf der Einladung zu finden.

Wenn du nicht die Möglichkeit hast, die Einladungen den Kindern persönlich zu bringen, schicke sie mit der Post persönlich an die Kinder. Kinder freuen sich sehr über eigene Post, da sie ohnehin recht wenig bekommen.

Schriftliche Gruppenstundenvorbereitung und -nacharbeit

Auch dafür bietet dir der Jungschar-Jahresplaner Hilfe. Hier findest du für jede Gruppenstunde eine Seite Platz zur Vor- und Nachbereitung.

Die schriftliche Vor- und Nacharbeit hilft dir dabei, auf nichts zu vergessen, die Qualität der eigenen Arbeit zu kontrollieren, die Entwicklung der Gruppe besser mit verfolgen zu können, auf eigene Fehler aufmerksam zu werden und daraus Konsequenzen zu ziehen.

Die schriftliche Vor- und Nachbereitung verlangt zwar einigen zeitlichen Aufwand, aber du wirst merken, dass sich die Mühe lohnt, sich zu jeder Stunde vorher und nachher seine Gedanken zu machen. Einerseits bietet eine gut geplante Gruppenstunde Abwechslung und spricht möglichst viele Kinder deiner Gruppe an und zweitens kannst du im Nachhinein für alle Zeit dokumentieren, was gut funktioniert hat und was eher nicht nachmachenswert ist.

Wie schon bei der Jahresplanung erwähnt, hast du durch die Planung deiner Gruppenstunden früher die Möglichkeiten Material zu besorgen, Eltern zu informieren, Räume zu reservieren etc.

Gruppenleiter/innen-Runde

Die Gruppenleiter/innen-Runde besteht aus verschiedenen Menschen, mit verschiedenen Erfahrungen, Weltanschauungen und Interessen. Diese Verschiedenheit und Vielfalt ist eine wunderbare Ressource, die ihr nützen könnt, wenn ihr eine gute Basis für euer Tun schafft.
Eine gute Basis für ein Team kann entstehen, wenn ihr nicht nur inhaltlich miteinander arbeitet, sondern auch soziale Dinge miteinander unternehmt. Sogenannte Socials helfen euch die Teammitglieder besser kennenzulernen. Wie sie denken, wie sie handeln, ihr könnt euch über Meinungen austauschen und auch über schwierige Situationen im Gruppenalltag reden. Ein gemeinsames Wochenende, ein Filmeabend, eine Weihnachtsfeier, es gibt viele Möglichkeiten sich besser kennen zu lernen und Spaß miteinander zu haben.

Ein Team, dass sich gut kennt und das sich auch Zeit für persönliche Angelegenheiten nimmt, hat ein gesundes Fundament um sich inhaltlichen Aufgaben zu widmen – wie zum Beispiel herausfordernden Situationen im Gruppenalltag.

Nehmt euch Zeit einander in einer (mehr oder weniger) kurzen Runde über eure Gruppen auf dem Laufenden zu halten. Dabei ist es nicht nötig all zu sehr ins Detail zu gehen, jedoch macht es Sinn über besonders schwierige Situationen mit den Anderen zu reden. Vielleicht hat ja jemand, dessen Blick noch etwas offener ist, weil er/sie nicht direkt im Problem steckt, eine gute Idee um einen Konflikt zu lösen.

Materialkasten

Es ist toll, wenn ihr regelmäßig euren Materialkasten gemeinsam aufräumt, neu ordnet und bestückt. So bekommen auch Neulinge einen Einblick in die Tiefen eurer Materialvorräte.

Vorlage für Elternbriefe

Sehr ressourcenorientiert ist es, wenn ihr Vorlagen für Elternbriefe habt. Egal ob die Einladung zum Lagerinfo-Abend, eine Information für eine Rausgehaktion oder sonstige Briefe, die ihr den Eltern unterm Jahr zukommen lasst. Diese Vorlagen, die für alle Gruppenleiter/innen zugänglich sein sollen, sparen Zeit und Hirnschmalz – und nicht jede/r muss etwas Neues aus dem Boden stampfen.

Nika Fürhapter

[aus dem context "Wissensmanagement"]