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Jö, eine Besprechung

Vielleicht sind nicht immer alle Gruppenleiter/innen begeistert, wenn ihr euch zu einer gemeinsamen Besprechung trefft. Warum es aber dennoch wichtig ist, sich regelmäßig zu treffen und wie Besprechungen so gestaltet werden können, dass für viele durchschaubar wird, dass es Sinn macht, sich zu treffen, kannst du in diesem Artikel nachlesen.

Das Rundherum

Eine gute Grundlage für eine Besprechung ist eine gut durchdachte Tagesordnung. Wichtig ist, dass du dir vorher gut überlegst, was alles besprochen werden soll und wie lange das ca. dauern soll. Wenn es bei euch gesammelte Protokolle aus der Vergangenheit gibt, dann ist es gut, wenn du dir beim Vorbereiten einer Besprechung auch diese durchliest. Oft sind es ähnliche Themen, die genau ein Jahr vorher besprochen wurden und eventuell findest du dort auch „Anmerkungen für nächstes Jahr“, also Informationen, die genau jetzt (wieder) aktuell sind. Außerdem ist es gut, für dich als Moderator/in vorher zu überlegen, was das Ziel der einzelnen Tagesordnungspunkte sein soll: Geht es darum, Informationen weiterzugeben oder sollen kreative Ideen gesammelt werden oder muss etwas diskutiert werden, eine Entscheidung gefällt werden, …?

Wenn alle Besprechungsteilnehmer/innen schon ca. eine Woche vor dem angesetzten Termin die Tagesordnung erhalten haben (per E-Mail, per Post, im Gruppenleiter/innen-Kasterl, …), können auch sie sich besser auf die einzelnen Punkte vorbereiten.

Ein Protokoll, in dem alle Ergebnisse festgehalten werden, erleichtert das Erinnern an die Dinge, die ihr euch ausgemacht habt. Ein/e Gruppenleiter/in sollte während der Besprechung dafür zuständig sein, die wichtigen Dinge mitzuschreiben – das sollte aber nicht der/die Moderator/in sein.

Worüber reden wir? Was tun wir?

Planen und Nachbesprechen von Veranstaltungen, Aktionen, Projekten, …

Vor einer Veranstaltung oder Aktion kann eine Besprechung sehr hilfreich sein, alle Gruppenleiter/innen über den Ablauf, benötigte Mitarbeiter/innen, etc. zu informieren. Es wird wenig sinnvoll sein, Veranstaltungen bis ins kleinste Detail mit allen Gruppenleiter/innen zu planen – das kann eine kleinere Vorbereitungsgruppe, für die es auch eine/n Hauptverantwortliche/n gibt, tun.
Von Vorteil ist es auch, wenn ihr nach der Veranstaltung oder Aktion überlegt, welche Dinge gut gelaufen sind und welche weniger. Vielleicht gibt es auch schon konkrete Ideen, was beim nächsten Mal verändert werden soll.

Was ist los in den einzelnen Gruppen?

Meiner Erfahrung nach ist es spannend, bei den Besprechungen auch immer einen Punkt einzuplanen, bei dem die Gruppenleiter/innen jeder Gruppe kurz berichten können, was sich in der Gruppe gerade so tut. Was läuft gut? Wo gibt’s Schwierigkeiten? Hier können auch die Erfahrungen der anderen Gruppenleiter/innen beim Umgang mit schwierigen Situationen genützt werden. Vielleicht kommt euch hier auch die Idee, dass ihr euch zu einem Thema weiterbilden wollt und ihr plant z.B. einen Pfarrbesuch.

Letzte Woche haben wir… das war ur super!

Woche für Woche werden viele Ideen zur Gestaltung von Gruppenstunden gesponnen und in die Tat umgesetzt. Die Besprechung kann auch genützt werden, um anderen zu erzählen, welche Gruppenstunden gut angekommen sind – so bekommen vielleicht auch andere Gruppenleiter/innen Lust, diese Gruppenstunde mit kleinen Adaptierungen mit ihren Kindern zu machen.

Jamaquack? Wie geht denn das?

Die eigene Erfahrung zeigt: Mir fällt’s manchmal schwer, mir vorzustellen, ob ein Spiel nett ist oder nicht, wenn ich nur die Spielanleitung lese. – Probier ich das Spiel hingegen mit anderen aus, ist das eine feine Sache. Wir haben in meiner Pfarre am Beginn jeder Besprechung ein neues Spiel gespielt (hat immer jemand anderer überlegt). – Das hat nicht nur nett auf die Besprechung eingestimmt, sondern auch unser Spielrepertoire erweitert.

Was gibt’s neues in Kumquat & Co?

Ein paar Minuten der Besprechung können auch dazu genützt werden, spannende Gruppenstunden aus dem Kumquat oder einem (neuen) Behelf vorzustellen. Vielleicht habt ihr ja auch Lust, die eine oder andere Methode kurz auszuprobieren.

Was ist los außerhalb der Jungschar?

Wenn jemand von euch die Interessen der Jungschar im Pfarrgemeinderat vertritt oder in sonst einem Arbeitskreis der Pfarre, der Gemeinde oder des Bezirks mitarbeitet, ist es sinnvoll regelmäßig zu berichten, was dort gerade so Thema ist, welche Vorhaben es gibt, etc.

Euch beschäftigt gerade…

ein Thema? Sei’s die Motivation der Gruppenleiter/innen, die Verteilung von Aufgaben, Erwartungshaltungen des Pfarrgemeinderats an euch, … -  nehmt euch die Zeit, euch damit auseinander zu setzen! Im Bereich "Modelle für die Arbeit in der GL-Runde" findest du verschiedene konkrete Anregungen dazu.

Moderieren aber wie?

In deiner Rolle als Pfarrverantwortliche hast du zwei Funktionen über: einerseits sollst du während einer Besprechung den Prozess leiten – andererseits bist du aber auch gefragt, dich inhaltlich einzubringen. Manchmal wird es deshalb notwendig sein, dass du bei Punkten, bei denen du dich vermehrt einbringen möchtest oder musst, die Moderation abgibst und eine andere Person aus der Gruppenleiter/innen-Runde diese übernimmt.

Am Beginn jedes Tagesordnungspunktes ist es deine Aufgabe, dafür zu sorgen, dass alle den gleichen Informationsstand haben. – Als Pfarrverantwortliche hast du vielleicht oft einen Informationsvorsprung, vieles ist für dich schon selbstverständlich. Damit sich aber alle einbringen können, ist es notwendig, dass alle wissen, worum es eigentlich geht. Auch das Ziel des Tagesordnungspunktes sollte am Beginn formuliert werden „Wir wollen Ideen für die Stationen beim Kinderfest sammeln – welche tatsächlich stattfinden werden, beschließen wir beim nächsten Mal.“

Als Moderator/in solltest du auch auf eine konstruktive Gesprächskultur achten: einander ausreden lassen, nicht durcheinander reden, jede Meinung wird gehört, persönliche Angriffe unterbinden, … - Es erleichtert den Diskussionsverlauf, wenn du zwischendurch immer wieder zusammenfasst, was schon beschlossen wurde bzw. auseinanderdröselst, wenn eine Fragestellung zu komplex ist.

Sich Methoden zur Gestaltung einzelner Besprechungspunkte zu überlegen, ist zwar für dich ein bisschen mehr Aufwand – du wirst aber merken, dass sie eine große Hilfe beim Moderieren sein können. Sei’s jetzt, dass ihr Kleingruppen bildet, du manche Tagesordnungspunkte übersichtlich visualisierst, Materialien mitbringst, die die Gruppenleiter/innen inspirieren, etc.

Jutta Niedermayer, Konrad Zirm

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