Um ein Offenes Angebot für Kinder in eurer Pfarre zu setzen, ist meist einiges an organisatorischem Aufwand notwendig. Je größer die Aktion ist, desto mehr ist auch im Vorfeld zu bedenken. Deshalb sind viele der Tipps, die ihr hier findet, eher für größere Veranstaltungen wichtig. Aber auch wenn ihr ein kleines Angebot plant, könnt ihr hier sicher einiges finden, das euch bei der Organisation helfen kann.

Mitarbeiter/innen

Es ist wichtig, sich zuerst genau anzuschauen, was zu tun ist und was davon ihr selbst leisten wollt und könnt. Bei kleineren Projekten ist der Arbeitsaufwand oft nicht so groß, sodass er auch gut von einer oder zwei Personen bewältigt werden kann. Für große Feste beispielsweise werden aber einfach mehr Personen benötigt, um alles im Auge behalten und alle Kinder auch gut betreuen zu können.
Falls ihr mit den Personen, die im Moment in der Gruppenleiter/innen-Runde eurer Pfarre sind, oder auch mit der Zeit, die jeweils investiert werden kann, nicht auskommt, könnt ihr überlegen, welche Aufgabenbereiche sinnvollerweise von euch übernommen werden sollten (z.B. mit den Kindern spielen, Stationen betreuen, etc.) und welche auch gut von Menschen gemacht werden können, die vielleicht noch keine Erfahrung in der Jungschar/ bei den Minis haben (z.B. Stationen aufbauen, Buffet betreuen, fotografieren, etc.).

Wenn die zu erledigenden Dinge erst einmal so aufgeteilt sind, ist es meist auch einfacher, Leute anzusprechen und um Hilfe zu bitten. Fragt in eurem Freundes- und Bekanntenkreis, in anderen Pfarrgruppen oder bei den Jungschar- und Mini-Eltern nach, ob sie eine konkrete Aufgabe übernehmen wollen. Ihr werdet sehen, dass sich bei konkreten Anfragen auch eher Menschen finden, die euch gerne helfen wollen.

Kooperationen

Wenn ihr ein größeres einmaliges Angebot, wie zum Beispiel ein Park- oder Spielefest, plant, solltet ihr euch zuerst überlegen, ob es in eurer Pfarre auch die nötigen Ressourcen gibt. Wie einfach ist es, genügend Material, den Platz und vor allem Menschen zu finden, die mithelfen möchten?

Oft ist es gut und sinnvoll, sich mit einer oder mehreren Nachbarpfarre/n kurzzuschließen. Vielleicht denkt man dort ja auch schon einige Zeit über ein derartiges Fest nach und es fehlt einfach nur der Auslöser. Eine derartige Kooperation kann aber nicht nur mit anderen Pfarren, sondern auch mit einer Schule, mit anderen Kinderorganisationen (z.B. den Pfadfinder/innen) oder gleich dem Bezirk oder der Gemeinde eingegangen werden.

Hier ist es aber besonders wichtig, schon im Vorfeld klarzumachen, für wen und warum diese Veranstaltung stattfinden soll, damit etwaige Streitigkeiten über divergierende Zielvorstellungen gar nicht erst aufkommen. Ebenfalls im Voraus abzuklären ist die Übernahme der Verantwortung für bestimmte Bereiche, der Aufsichtspflicht und der Aufteilung der Kosten.

Bei der Organisation von Offenen Angeboten in Kooperation mit anderen ist es wichtig, Folgendes zu beachten: Die Veranstaltung muss länger im Vorhinein geplant werden, da auch einiges an Zeit für die Kommunikation zwischen euch und euren Partner/innen anfällt. Außerdem muss vieles genauer durchdacht und aufgeteilt werden, damit allen Beteiligten klar ist, wer für was zuständig und auch verantwortlich ist.

Solche Kooperationen haben aber auch viele Vorteile – nicht nur für kleine Pfarren: Kosten werden gesplittet, es finden sich leichter genügend Menschen zur Durchführung, die Ideen sind vielfältiger, usw. Nicht zuletzt könnt ihr aus erster Hand erfahren, wie anderswo ein solches Projekt angegangen wird. Ihr könnt euch neue Ideen holen und vielleicht eingefahrene Muster in eurer Gruppenleiter/innen-Runde etwas auffrischen. Nützt also eure schon vorhandenen Kontakte und knüpft neue!

Rechtliches

Anders als bei Gruppenstunden, wo klar ist, dass die Gruppenleiter/innen für diesen Zeitrahmen die Aufsichtspflicht über die Kinder haben, muss sie bei Offenen Angeboten im Vorfeld gut abgeklärt und auch nach außen kommuniziert werden. Zuallererst müsst ihr euch intern (alle Mitarbeiter/innen untereinander) darüber klar werden, wo und in welchem Ausmaß ihr die Aufsichtspflicht überhaupt übernehmen könnt.
Bei regelmäßigen Angeboten (wie z.B. einem Projekt oder einem monatlichen Spielenachmittag) ist das Übernehmen der gesetzlichen Aufsichtspflicht in der Zeit, in der das jeweilige Kind euer Angebot besucht, sehr gut möglich. Bei einmaligen Angeboten oder sehr großen Veranstaltungen (beispielsweise einem Parkfest) wird es jedoch schwierig. In diesem Fall ist es sicher von Vorteil, wenn die Eltern während der Veranstaltung dabei sein können.
Wenn ihr die Aufsichtspflicht übernehmt, ist es auch wichtig, dazuzusagen bzw. zu schreiben, für welchen Zeitraum ihr das tut. Könnt ihr die Aufsichtspflicht (z.B. bei einem Parkfest) nicht übernehmen, ist es wichtig, das dann auch den Erziehungsberechtigten mitzuteilen – am besten schriftlich in einem Infobrief/ bei der Bewerbung der Veranstaltung (z.B. mit dem Satz „Eltern haften für ihre Kinder“).

Hier noch einige organisationstechnische Dinge, die im Vorfeld zu bedenken und auch zu überprüfen sind:

• Ihr solltet auf jeden Fall wissen, wo sich in der Pfarre oder am jeweiligen Veranstaltungsort ein Erste-Hilfe-Kasten oder -Koffer befindet. Es ist sinnvoll, wenn eine Person anwesend ist, die bei kleineren Zwischenfällen helfen kann.
• Jede Pfarre ist versichert! Informiert euch – am besten bei eurem Pfarrer – was die Versicherung eurer Pfarre abdeckt oder ob ihr für eine größere Veranstaltung oder ein größeres Projekt erst eine entsprechende abschließen müsst.
• Wenn ihr eine größere Veranstaltung außerhalb eures Pfarrgeländes (wie beispielsweise ein Parkfest) plant, muss sie beim Bezirk oder bei der Gemeinde angemeldet und dort bewilligt werden! In jedem Bezirk muss es eine/n Kinder- und Jugendbeauftragte/n geben, bei der ihr euch informieren könnt und auch sollt, ob ihr die Veranstaltung am geplanten Ort überhaupt durchführen dürft, bevor ihr alles weitere organisiert.
• Falls schon vorher abzusehen ist, dass die Aktion etwas lauter wird oder länger dauert, solltet ihr auf jeden Fall die Nachbar/innen informieren, damit sie vorgewarnt sind und ihr euch nachher nicht mit Beschwerden herumschlagen müsst. Ihr könntet Flugzettel an die Häuser verteilen oder persönlich vorbeischauen (natürlich nur, wenn es nicht allzu viele sind, die benachrichtigt werden sollen).

Finanzen

Ist in der Kasse wieder mal kein Geld, um eure Veranstaltung oder euer Projekt zu finanzieren? Hier findet ihr eine kleine Ideen-Sammlung, wie ihr an Geld kommen könntet:

• Eine Möglichkeit für größere Veranstaltungen ist, dort direkt um eine kleine Spende zu bitten. Ein Körbchen am Eingang oder am Ausgang ist unaufdringlich und einige Eltern, die ihre Kinder begleitet haben oder jetzt abholen, unterstützen euch bestimmt gerne.
• Wenn ihr das Geld schon vorher braucht, könnt ihr zum Beispiel eine Sammlung nach einer Messe, bei der die Veranstaltung oder das Projekt vorgestellt wurde oder die ihr sogar selbst gestaltet habt, machen – natürlich nur nach vorheriger Absprache mit dem Pfarrer.
• Eine Variante dazu wäre ein Pfarrcafé, von dem in den Verlautbarungen der Messe angekündigt wurde, dass die Einnahmen eurem Angebot zugute kommen.
• Einem Projekt – wie z.B. dem Anlegen eines Gartens für das Pfarrheim – kann oft nicht nur durch Geld geholfen werden. Es nützt auch viel, wenn Materialien dafür bereitgestellt werden (in unserem Beispiel vielleicht Schaufeln oder Blumensamen). Überlegt euch einfach, wofür ihr das Geld braucht und ob ihr Material unbedingt kaufen müsst. Für einmalige Projekte zahlt es sich oft nicht aus, viel einzukaufen, wenn es später keine Verwendung mehr findet. Hier ist es sicher besser, eine Liste an Dingen zu erstellen, die ihr euch gerne von Eltern oder Messbesucher/innen ausborgen würdet und nach getaner Arbeit wieder retourniert.
• Wenn ihr euch eine/n Sponsor/in suchen wollt, ist grundsätzlich Vorsicht geboten. Überlegt euch zu allererst, ob der/die Sponsor/in inhaltlich (also der Haltung nach) zu euch passt. Meist sind an das Sponsoring Bedingungen gebunden, wie Werbung für die Firma auf der Veranstaltung. Das ist prinzipiell nichts Schlechtes, nur lasst euch nichts aufzwingen, hinter dem ihr nicht stehen könnt oder wollt. Macht dem/der Sponsoring-Partner/in gegenüber schon zu Beginn klar, was das Ziel und der Zweck eures Angebots ist, damit nicht die Gefahr besteht, es zur Werbe-Veranstaltung zu machen.
• Informiert euch vor Park- oder Spielefesten bei dem/der Kinder- und Jugendbeauftragten eures Bezirks oder eurer Gemeinde, ob es für außerschulische Angebote für Kinder Subventionen gibt.
• Wenn ihr euch entschieden habt, ein solches Fest in Kooperation mit anderen Pfarren, Schulen, anderen Kinderorganisationen oder sogar mit dem Bezirk/der Gemeinde zu organisieren, solltet ihr die Finanzen unbedingt vorher mit euren Partner/innen besprechen. Besonders öffentliche Stellen können vor allem in finanziellen Fragen eine große Hilfe sein.

Hoffentlich ist unter diesen Ideen auch für euch etwas dabei. Wenn nicht, werdet kreativ und scheut euch nicht, andere (seien es Eltern bzw. Leute aus der Pfarrgemeinde) um Hilfe zu bitten.

Material

Ähnlich wie an Geld kommt ihr auch an Material, nur, dass es hier meist einfacher ist:

• Je nach Art des Projekts finden sich immer mehr oder weniger Dinge, die Eltern der Kinder/ Mitglieder der Pfarrgemeinde zu Hause haben, vielleicht nicht mehr brauchen oder zumindest herborgen können. Fragt z.B. die Eltern der beteiligten Kinder, ob sie euch zum Beispiel für euer Theater-Projekt Verkleidungen borgen oder sogar schenken können.
• Bei Festen ist es immer nett, wenn für die Kinder möglichst viele Spielgeräte und sonstige Materialien zur Verfügung stehen, denn genügend Material animiert die Kinder, sich damit zu beschäftigen und es auszuprobieren. Viele Spielmaterialien, die ihr für ein Fest braucht, könnt ihr auch ganz einfach ausborgen. Spielgeräte gibt es zum Beispiel bei wienXtra (es gibt einen Katalog mit allen angebotenen Materialien), der Diözesanen Sportgemeinschaft oder in der Spielebox. Die Adressen findet ihr im unten stehenden Kasten. Falls ihr Buttons machen wollt, könnt ihr euch die Button-Maschine bei der Katholischen Jugend (gleich neben dem Jungscharbüro) oder bei wienXtra ausborgen.
• Wenn euch für eine große Veranstaltung z.B. die Sitzgelegenheiten für draußen fehlen, fragt einmal in euren Nachbarpfarren nach – viele Pfarren besitzen ein Kontingent an Heurigengarnituren und sind gerne dazu bereit, euch auszuhelfen.
• Bei Kooperationen mit anderen Pfarren oder Kinderorganisationen ergeben die Material-Ressourcen von euch und den anderen meist schon eine ganze Menge. Was dann noch fehlt, könnt ihr untereinander zum Besorgen/ Ausborgen aufteilen.

Wichtig ist, mit der Material-Suche oder –Sammlung rechtzeitig anzufangen und nicht gleich aufzugeben, wenn’s zu Beginn nicht so recht klappen will. Traut euch, auch Leute anzusprechen, die ihr nicht so gut kennt (z.B. nach einer Familienmesse). Häufig haben Leute die benötigten Dinge zu Hause, schon fast vergessen und freuen sich, euch damit helfen zu können. Nach Material zu fragen, fällt oft auch leichter, als um Geld zu bitten. Nur Mut!

Werbung

Ihr habt euer Projekt oder eure Veranstaltung gut durchdacht und toll organisiert. Gut und schön, jetzt müssen nur noch die Leute davon erfahren! Wie ihr sinnvoll werben könnt, hängt natürlich von eurer Zielgruppe ab, von den Menschen, die angesprochen werden sollen:
Die unaufwändigste Möglichkeit ist natürlich die gute alte Mundpropaganda: Ladet die Kinder eurer Jungschar- und Mini-Gruppe/n ein, selbst zu kommen und auch Freund/innen mitzubringen. Das könnt ihr entweder direkt in der Gruppenstunde machen oder ihr startet einen Aufruf in den Verlautbarungen einer Messe – im Idealfall natürlich einer Jungschar-, Kinder- oder Familienmesse.

Wenn ihr mehr Kinder ansprechen wollt, könnt ihr auch eine kleine Tour durch die Schulen und/oder Kindergärten in eurem Pfarrgebiet unternehmen, um dort entweder Flugzettel bzw. Folder zu verteilen oder ein Plakat aufzuhängen (dazu müsst ihr aber vorher in der Direktion um Erlaubnis bitten!). Wollt ihr noch weiter in die Öffentlichkeit gehen, besteht noch die Möglichkeit, ein Inserat in den Medien zu schalten (z.B. in der Bezirkszeitung) – dabei muss aber der Zeitpunkt wohl überlegt sein, da das Inserat zu lang vor der Veranstaltung oder dem Projekt wieder vergessen wird, zu knapp davor haben die Leute aber möglicherweise schon etwas anderes vor.

Auch in diesem Organisations-Punkt ist es sehr hilfreich, sich Unterstützung zu holen und Kontaktpersonen zu haben (beispielsweise Eltern oder Bezirks-/Gemeinderäte/innen) – besonders, wenn ihr eine größere Veranstaltung mit großer Zielgruppe bewerben wollt. Bei Kooperationen könnt ihr auch Kontakte zu anderen Kinderorganisationen nützen, die vielleicht schon Erfahrungen gesammelt haben.

Nachher

• Besonders nett ist es, wenn alle, die an dem Projekt oder der Veranstaltung teilgenommen haben, etwas zur Erinnerung bekommen – seien es Fotos, Berichte oder Sachen, die die Kinder selbst gemacht haben (Bilder, Plakate, etc.).
• Für die Mitarbeiter/innen ist es sehr nett, wenn es eine Dankeschön-Aktion für alle gibt, die mitgeholfen haben.
• Fotos und anderes Material, das während der Veranstaltung entstanden ist, kann der (Pfarr-) Öffentlichkeit zugänglich gemacht werden – denn das ist eine gute Gelegenheit, sich den Leuten in eurer Pfarre als Jungschar oder Ministrant/innen vorzustellen oder wieder in Erinnerung zu rufen.
• Eine gute Dokumentation des Offenen Angebots (was wurde wann und wie von wem gemacht) erleichtert eine Wiederholung oder gegebenenfalls eine Fortführung (z.B. die Umwandlung eines Projektes in eine dauerhafte Gruppe, die sich regelmäßig trifft).

Viel Spaß beim Planen, Organisieren und Durchführen eurer Ideen!

Sandra Fiedler

[aus dem context "Offene Angebote"]