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Moderieren - mit einigen Tipps geht's leichter und effizienter

Die Leitung von Besprechungen oder Diskussionen kann durch gezielte Vorbereitung und Anwendung einiger Techniken effizient und zielstrebig durchgeführt werden. Einige Tipps und Hilfestellungen findest du im untenstehenden Artikel.

Unter Moderation wird in erster Linie die Leitung und Redaktion von Rundfunk- und Fernsehsendungen verstanden. Erst in zweiter Linie bezeichnet man damit die Gesprächsleitung von Diskussionen und Besprechungen. In beiden Worten finden wir den Ausdruck "moderat", der mit gemäßigt oder maßvoll zu übersetzen ist und der bei der Gesprächsleitung eine wichtige Rolle spielt.

Vorbereitung von Sitzungen und Besprechungen

Jede Sitzung gehört vorbereitet und eine gute Vorbereitung bedeutet einen guten Start für eine gelungene Besprechung. Dazu gehört eine schriftliche Einladung, auf der Ort, Zeitraum (also Beginn und Ende) und die zu besprechenden Themen (werden als Tagesordnungspunkte bezeichnet) angeführt sein sollen. Es ist natürlich sinnvoll, die Einladung mindestens eine Woche vorher den Teilnehmerinnen zukommen zu lassen, damit sie sich auch entsprechend für die Sitzung vorbereiten können.

Dies ist vor allem bei großen Besprechungen, bei denen alle anwesend sein sollten, wichtig! Du solltest dir bei der Vorbereitung auch überlegen, wie viel Zeit jeder Tagesordnungspunkt beanspruchen wird. Für Besprechungen sei auch erwähnt, dass Sitzordnungen sich stark auf den Verlauf der Sitzung auswirken können.

Da es aber ziemlich befremdlich wäre, wenn du nun Tischkärtchen aufstellst und so die möglichen "Schwätzerinnen" von vorn herein auseinandersetzt, ist es ratsamer das Problem des "Zuhörens" und "Störens" mit der gesamten Gruppenleiterinnen-Runde zu besprechen. Ebenso ist es vorteilhaft für "Arbeitsbesprechungen" Sesseln mit Tischen zu verwenden, gemütliche Sitzmöbel sind bestenfalls bei kreativen Planungsphasen zielführend. Das Besprechungsklima kann allerdings durch Getränke und kleine Speisen begünstigt werden.

Deine Rolle als Moderator/in

Als Pfarrverantwortliche/r wirst du wahrscheinlich mit einem Problem konfrontiert werden nämlich, dass du zwei Funktionen in deiner Person vereinen sollst. Zum einen musst du als Moderator/in die Sitzung leiten, d. h. du bist für den Prozess verantwortlich, NICHT für den Inhalt. Deine zweite Funktion ist jene als Pfarrverantwortliche/r, wo du vor allem auch deine Meinung vertreten musst und hier sind sehr wohl inhaltliche Argumente gefragt.

Wenn ihr ein Pfarrverantwortlichenteam seid, ist es also durchaus überlegenswert, ob ihr euch bei bestimmten Tagesordnungspunkten, die sehr stark eine persönliche und vor allem inhaltliche Komponente ansprechen, die Aufgaben nicht aufteilt. Bist du alleine Pfarrverantwortliche/r, könntest du dir einerseits überlegen, ob es jemanden gibt, der dir die Moderationsrolle für bestimmte Punkte abnimmt oder dich zu mindestens inhaltlich sehr unterstützt, sodass du dich wieder verstärkt auf die Moderationsrolle konzentrieren kannst.

Allgemeine Gesprächsregeln

Nicht nur für die Moderation (siehe weiter unten) sind einige "Regeln" zu beachten, auch die GruppenleiterInnen-Runde sollte sich auf ein paar Regeln einigen, die als Hilfe für gute, zielführende Gespräche dienen können. Sie sollten gemeinsam ausgemacht werden und die Gesprächsleiterin kann gegebenenfalls während der Besprechung daran appellieren, diese oder jene Regel zu beachten.

Beispiele für Gesprächsregeln könnten sein:

  • Höre der anderen zu und versuche herauszufinden, worauf es ihr ankommt. Lass die anderen ausreden.
  • Sprich so, dass die anderen eine Chance haben, dich zu verstehen.
  • Fass dich kurz und halte keine Monologe; zuhören ist anstrengender als reden!
  • Überlege, ob das, was du sagen möchtest, zum Thema gehört und schweife nicht ab.
  • Wenn du anderer Meinung bist, versuche festzustellen, an welchen Punkten die Überlegungen in verschiedene Richtungen gehen.
  • Wenn du dich mit jemandem nicht einigen kannst, schweife nicht ins Allgemeine ab - dort kann man ewig streiten. Bleibe konkret!
  • Bleibe bei deinen Aussagen sachlich und werde nicht persönlich, zeige aber bei aller Sachlichkeit ruhig, dass du dich angesprochen fühlst, dass du engagiert bei der Sache bist.
  • Nimm deine Gesprächspartnerin ernst. Gehe davon aus, dass es die anderen mit ihren Aussagen ebenso ehrlich meinen wie du.
  • Wenn du nicht gut reden kannst: lass dich nicht unterkriegen. Hab keine Angst, deine Meinung zu sagen, auch wenn die Mehrheit möglicherweise anderer Meinung ist, deswegen muss sie nicht im Recht sein.
  • Trau dich, auch unausgegorene Gedanken einzubringen. Die anderen sollen dir beim Weiterdenken helfen.
  • Führe keine Privatgespräche.

Es gibt auch die Möglichkeit, eine Kulturwächterin einzuführen, die dann genau auf diese "Regeln" aufpasst und eingreift, wenn diese verletzt werden. Die Rolle der Kulturwächterin sollte nach dem Rotationsprinzip besetzt werden, damit sich nicht persönliche Vorlieben manifestieren.

Spezielle Tipps für dich als Moderator/in

Achte darauf,

  • dass nicht alle durcheinander reden und nimm dafür Wortmeldungen entgegen
  • dass alle zum Reden kommen und fordere evt. auch ausdrücklich zur Beteiligung auf.
  • dass die Gesprächsregeln eingehalten werden (sofern keine Kulturwächterin existiert) und v. a., dass nicht vom Thema abgeschweift wird.
  • dass du das Gespräch leitest, d. h. auch beginnst und beendest.
  • dass immer allen klar ist, worum es gerade geht und fasse Zwischen- oder Endergebnisse zusammen.
  • auch bewusst längere Pausen zu setzen (zum Erholen und Nachdenken).

Visualisierung - "Ein Bild sagt mehr als 1000 Worte"

Das Thema / die Fragestellung, die gerade bearbeitet wird bzw. Ergebnisse sollen so festgehalten werden, dass alle sie sehen können (auf einem Plakat, auf Kärtchen, etc.). Auch Gruppenleiterinnen sind über eine ansprechende und den Gedankengang unterstützende "Verbildlichung" erfreut.

Technische Hinweise zu Plakaten und Kärtchen:

  • Nicht zu klein schreiben!
  • Enge Schrift kann man leichter lesen, als breite!
  • Nicht zuviel auf einem Plakat (kurz und prägnant) - nicht mehr als 3 Aussagen bzw. max. 7 Zeilen je Plakat
  • Maximal drei Farben verwenden (rot = Signalfarbe)
  • Kein Plakat ohne Überschrift
  • Um verwackelten, windschiefen Umrahmungen auszuweichen, sind "Wolken" empfehlenswert!
  • Plakate / Kärtchen können aufgehängt werden auf: einer Pinwand, einer Korkwand, der Wand (mit Tixo oder es gibt eine Leiste), auf einer Schnur (mit Kluppen)
  • Verwende deine Erfahrung, die du aus der Leitung von Jungschargruppen gewonnen hast!

Tipps fürs Präsentieren:

Zum Präsentieren wird es im nächsten Jahr einen eigenen Artikel geben, da es darüber noch viel, viel mehr zu sagen gibt. Es sind daher im Anschluss nur einige wenige Hinweise angedeutet:

  • Beachte deine Körperhaltung - schau immer zu den Personen, zu denen du sprichst - Blickkontakt!
  • Rede nie länger als 20 Minuten auf einmal!
  • Mimik und Tonfall müssen zum Inhalt passen - erzähle nicht von einem tollen Ereignis und schüttle dabei verneinend den Kopf!
  • Platzierung (Wo du dich hinsetzt oder hinstellst, ist auch abhängig davon, wo die anderen sitzen. Kommst du leicht an alle Hilfsmittel ran? - z.B. Pinwand, ...)

Zeitmanagement, Besprechungsende und Protokoll

Wie schon anfangs erwähnt, soll bereits am Beginn der Sitzung klar sein, wann das Ende ist. Daher möchte ich dir abschließend noch eine Zeit-Formel für die nächste Besprechung mitgeben: 60:20:20. 60 % der Zeit sind zu verplanen, 20 % der Zeit sollen variabel gelassen werden (für nicht vorhersehbare Themen, längere Diskussionen, etc.) und 20 % der Zeit sind für soziale Aktivitäten zu reservieren (längere Pausen, Murmelphasen, bilaterale Gespräche, ...)

Als Moderator/in solltest du ein auftretendes Zeitproblem früh genug ansprechen und gemeinsam mit deinen Gruppenleiterinnen entscheiden, welche Punkte in der verbleibenden Zeit noch behandelt werden.

Über jede Sitzung soll es ein Ergebnisprotokoll (kein Prozessprotokoll) geben. Dies ist wichtig, um durchgerungene Entscheidung auch schriftlich festzuhalten und auch etwaige Verantwortlichkeiten dokumentiert zu haben. Außerdem ist es sehr hilfreich für Personen, die an der Sitzung nicht teilnehmen konnten, über die Ergebnisse informiert zu sein.

Ich hoffe dir mit einigen dieser Tipps neue Anregungen für die Gesprächsleitung gegeben zu haben und wünsche dir eine erfolgreiche und effiziente Besprechung!

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