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Effiziente Besprechungen

Besprechungen sind das um und auf für die Arbeit in der Gruppenleiterinnenrunde. Sie sind der Ideenpool, der Ort für Organisation und Planung, sie bieten Platz für Erfahrungsaustausch und nebenbei trifft man noch ein paar nette Leute. Der Unterschied zwischen einer effizienten Besprechung und einer x-beliebigen Besprechung ist, dass man mit einfachen Mitteln wesentlich mehr aus einer Besprechung herausholen kann und dass sie den Gruppenleiterinnen auch mehr Spaß macht. Folgende Tipps sollen dir dabei helfen.

Besprechungen inhaltlich gut aufbereiten

Dass die Besprechung inhaltlich gut vorbereitet ist, ist wohl das um und auf einer effizienten Besprechung. Inhaltlich gut vorbereitet heißt, dass du dir alle Punkte der Besprechung vorher schon einmal gründlich überlegt und durchdacht hast, sodass nichts oder zumindest fast nichts vergessen wird.

Da man sich kaum alle Punkte und insbesondere alle Einzelheiten merken kann, empfiehlt es sich, die Besprechung fein säuberlich, gut strukturiert und schön leserlich (es gibt nichts Schlimmeres als vor allen anderen an der eigenen Klaue zu scheitern) auf einen Zettel aufschreibt. Dieses festhalten auf einem Zettel hat mehrere Vorteile:

  • Du kannst dich leichter vergewissern, dass du nichts vergessen hast.
  • Du brauchst keine Angst zu haben, während der Besprechung den Faden zu verlieren oder einen wichtigen Punkt zu vergessen.

Pausen einplanen und gestalten

Pausen sind eine einfache Möglichkeit, die Konzentration der Gruppenleiterinnen wieder anzuregen; sich ein wenig die Beine vertreten, etwas frische Luft schnappen, eine Zigarette rauchen oder nur für ein paar Minuten abschalten genügt oft schon um mit neuer Konzentration weitertun zu können. Außerdem bietet eine Pause die Möglichkeit den einen oder anderen Punkt der Besprechung noch einmal zu überdenken um eventuell noch einmal nachzufragen.

Besonders bei strittigen Tagesordnungspunkten oder hitzigen Diskussionen kann eine Pause festgefahrene Diskussionsprozesse wieder in Gang bringen. Auch bei längeren Besprechungen (z.B.: Klausuren) empfiehlt sich oft ein kleines gemeinsames Spiel zwischendurch zur Auflockerung. In welchen Abständen und wie lange die Pausen sein sollen, hängt von deiner Gruppenleiterinnenrunde ab und solltet ihr euch immer gemeinsam vorher ausmachen.

Arbeitsumgebung schaffen

Die Konzentration der Gruppenleiterinnen wird stark von der Arbeitsumgebung beeinflusst. Wenn man zum Beispiel nur auf Matten am Boden herumlümmelt, wird es schwierig sein, nicht nach wenigen Minuten einzuschlafen. Schwierig ist es auch zu diskutieren, wenn du dich dauernd herumdrehen musst, weil jeder in einer anderen Ecke liegt.

Am meisten durchgesetzt haben sich da Arbeitskreise (im wahrsten Sinne des Wortes), sei es rund um einen Tisch oder nur eine runde Sitzgruppe. Ein weiterer Punkt, der zu Arbeitsumgebung gehört, ist das Vorhandensein von Papier und Stiften, sowie ein Raum, in dem man ungestört ist und der halbwegs aufgeräumt ist. Genauso gehören Getränke und Knabbereien für die Besprechung bereit gestellt. Mit gefülltem Bauch diskutiert es sich einfach leichter und das Konzentrationsvermögen steigt.

Einladungen verschicken

Jeder bekommt gerne Post und wenn die Einladung zur Besprechung nett gestaltet ist, freuen sich die Gruppenleiterinnen wahrscheinlich auf die Besprechung. Im Idealfall kann man zur Einladung auch den geplanten Ablauf der Besprechung legen, sodass sich alle schon im vorhinein Gedanken über die jeweiligen Punkte machen können. Weiters sind sich dann die Gruppenleiterinnen auch über den Zeitlichen Rahmen im Klaren.

Tagesordnung und Zeitplan

Falls die Tagesordnung und der Zeitplan nicht mit der Einladung mitgeschickt wurden, sollten diese zwei Punkte ganz am Anfang der Besprechung geklärt werden, damit sich jede Gruppenleiterin vorstellen kann, was auf sie zukommt und wie lange es dauern wird.

Wichtig ist, dass du dich an ausgemachte Beginn- und Endzeiten hältst. Damit du dich nicht bei manchen Punkten verzettelst und die Zeit übersiehst, leg dir immer eine kleine Armbanduhr vor dich hin. So kannst du jederzeit sehen, ob du noch im Zeitfahrplan bist oder bereits nachfolgende Punkte kürzen oder überhaupt weglassen musst.

Ein Besprechungsprotokoll

Ein Besprechungsprotokoll ist eine Mitschrift der Besprechung und enthält alle inhaltlichen Punkte, Entscheidungen und Beschlüsse sowie Vor- und Nachbereitung einer Aktion. Die Verwendungszwecke kann man im groben in drei Bereiche einteilen: In der Besprechung selbst, gibt es die Möglichkeit, noch einmal schnell nachzusehen, wie sich die Runde entschieden hat, oder wer sich für welche Aufgabe gemeldet hat, ...

Nach der Besprechung besteht außerdem die Möglichkeit für die Gruppenleiterinnen, die bei der Besprechung abwesend waren, sich über die Beschlüsse und Entscheidungen zu informieren oder nachzuschlagen, was alles für die nächste Veranstaltung zu tun ist. Last but not least dient das Protokoll dazu, um Anmerkungen und Ideen aus dem letzten Jahr wieder in Erinnerung zu rufen. So können Anregungen verwertet werden und vergangene Fehler vermieden werden.

Delegieren

Vieles von dem, was in Besprechungen berichtet wird, kannst du gut an andere Gruppenleiterinnen abgeben. Das funktioniert dann, wenn sich deine Gruppenleiterinnen für verschiedene Bereiche der Jungschararbeit spezieller verantwortlich fühlen und du anfallende Aufgaben an andere im Team delegierst. Zum Beispiel könnte es in euer Runde eine Fachfrau für Liturgie geben, eine Materialverantwortliche, eine Finanzverantwortliche etc, ... .

Der nächste Schritt ist nun, dass diese Gruppenleiterinnen nun auch selbstständig über ihre Bereiche berichten und damit den jeweiligen Teil der Besprechung leiten. Dadurch wirst du einerseits als Pfarrverantwortliche entlastet und andererseits bekommen auch andere Gruppenleiterinnen Aufgaben überantwortet, die für sie eine ansprechende und interessante Abwechslung zum Gruppenstundenalltag sein können.

An einem Strang ziehen:

Effiziente Besprechungen funktionieren aber nur dann wenn alle davon überzeugt sind und das gleiche Ziel vor Augen haben. Manchmal ergibt sich jedoch die Situation, dass die Gruppenleiterinnen immer unpünktlich sind oder mit zu wenig Ernst bei der Sache sind und somit kein konstruktives und effizientes Arbeiten möglich ist.

Der erste Schritt um dem entgegen zu wirken ist es den Gruppenleiterinnen ins Gewissen zu reden und sie darauf aufmerksam machen, dass alle an einem Strang ziehen und, dass einfacher, schneller und konstruktiver geht wenn ein gewisser Ernst bei der Sache ist (obschon natürlich das Quäntchen Spaß auch nicht fehlen darf).

Am Schluss

Aus Ablehnung gegenüber den Reflexionsrunden haben wir sie vor einigen Jahren Psychostunden getauft und heute sind sie nicht mehr wegzudenken. Sie dienen dazu Probleme aller Art zu thematisieren und auszudiskutieren, zum Erfahrungsaustausch, und um sich mit neuen Themen und Aufgaben auseinanderzusetzen. (Bei diesen Psychostunden ist es wichtig, dass kein Protokoll geführt wird und dass das Stillschweigen gegenüber anderen bewahrt wird).

Themenspezifische Besprechungen:

Themenspezifische Besprechungen das heißt ein spezielles Thema für deine eine Besprechung. Davon werden alle rechtzeitig in Kenntnis gesetzt und bereiten sich auch dementsprechend vor; außerdem geht man ganz anders in eine solche Besprechung als in eine gewöhnliche Besprechung.

Eine Ausbaustufe ist es wenn der Ort ebenfalls themenspezifisch gewählt wird z.B.: eine Lagerbesprechung im Lagerquartier. Solche Besprechungen sind eine nette Abwechslung zum Besprechungsalltag und weiters kommen die Gruppenleiterinnen zumeist mit mehr Motivation und sind mit mehr Begeisterung bei der Sache. Außerdem kann man sich das Lager besser vorstellen wenn man im jeweiligen Quartier ist und man entdeckt Kleinigkeiten die man vom eigenen Ort aus nicht berücksichtigen würde oder könnte.

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