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Besprechungen leiten

Durchs Reden kommen d‘Leut zam. Damit das „Reden“ gut gelingt, braucht es eine gute Vor- und Nachbereitung - Tipps und Tricks bekommst du hier.

Tagesordnung

Eine ausgeteilte Tagesordnung hilft, den Teilnehmer/innen Sicherheit zu geben. Besonders wenn mehrere Leute einzelne Punkte vorbereitet haben oder es sehr viele, kleine Punkte zu besprechen gibt, hilft eine Tagesordnung, Ordnung und Struktur zu schaffen – außerdem vergeht bei langweiligen Sitzungen die Zeit schneller, wenn man Punkte abhaken kann. Für die Planung der Sitzungszeit kann dir eine einfache Formel helfen: 60:20:20. 60% der Zeit sind zu verplanen, 20% der Zeit sollen variabel gelassen werden (für nicht vorhersehbare Themen, längere Diskussionen, etc.) und 20% der Zeit sind für soziale Aktivitäten zu reservieren (längere Pausen, Murmelphasen, gestaltetes Sitzungsende, ...).

Anfang und Ende

Für eine gelungene Besprechung ist es unerlässlich, einen guten, gemeinsamen Beginn und einen ebensolchen Abschluss zu gestalten. Plane am Anfang ruhig ein bisschen Reservezeit ein und beginn mit der Sitzung lieber 10 Minuten später, dafür aber mit allen gemeinsam. Frag am Anfang der Besprechung, ob jemand früher weg muss damit ihr noch einen gemeinsamen Abschluss haben könnt. Angeblich soll es sogar in sonst so gesitteten Jungschar-Kreisen vorkommen, dass eine Besprechung emotionaler und lauter wird – eine Abschlussrunde mit Feedback-Möglichkeiten kann helfen, Anspannungen abzubauen, sodass möglichst alle mit einem guten Gefühl nach Hause gehen können.

Das Wichtigste bei einer Sitzung…

…sind die Pausen! Pausen sind eine einfache Möglichkeit, die Konzentration der Gruppenleiter/innen wieder anzuregen. Sich ein wenig die Beine vertreten, etwas frische Luft schnappen oder nur für ein paar Minuten abschalten genügt oft schon, um mit neuer Konzentration weitertun zu können. Außerdem bietet eine Pause die Möglichkeit, den einen oder anderen Punkt der Besprechung noch einmal zu überdenken und eventuell noch einmal nachzufragen. Besonders bei strittigen Tagesordnungspunkten oder hitzigen Diskussionen kann eine Pause festgefahrene Diskussionsprozesse wieder in Gang bringen. Auch bei längeren Besprechungen (z.B.: Klausuren) empfiehlt sich oft ein kleines gemeinsames Spiel zwischendurch zur Auflockerung. In welchen Abständen und wie lange die Pausen sein sollen, hängt von deiner Gruppenleiter/innen-Runde ab und solltet ihr euch immer gemeinsam vorher ausmachen.

Alt, aber gut - Gesprächsregeln

Gesprächs- oder auch Gruppenregeln gibt’s vermutlich in jeder Jungschargruppe und helfen, ein gutes Klima zu schaffen. In Besprechungen wirken Gesprächsregeln präventiv, das heißt sie verhindern im Idealfall viele Störungen und Probleme. Diese Regeln solltet ihr gemeinsam ausgemacht und auch möglichst festgehalten haben, sodass im Bedarfsfall darauf verwiesen werden kann.
Beispiele für Gesprächsregeln könnten sein:

  • Höre den anderen zu und versuche herauszufinden, worauf es ihm/ihr ankommt.
  • Lass die anderen ausreden.
  • Sprich so, dass die anderen eine Chance haben, dich zu verstehen.
  • Fass dich kurz und halte keine Monologe; zuhören ist anstrengender als reden!
  • Bleibe bei deinen Aussagen sachlich und werde nicht persönlich.
  • Nimm deine Gesprächspartner/innen ernst. Gehe davon aus, dass es die anderen mit ihren Aussagen ebenso ehrlich meinen wie du.
  • Trau dich, auch unausgegorene Gedanken einzubringen. Die anderen können dir beim Weiterdenken helfen.

Es gibt auch die Möglichkeit, eine/n Kulturwächter/in einzuführen, der/die dann genau auf diese „Regeln“ aufpasst und eingreift, wenn diese verletzt werden. Die Rolle des/der Kulturwächter/in sollte von Sitzung zu Sitzung wechseln.

Alles hat ein Ende…

…auch eine Besprechung. Es sollte bereits am Beginn der Sitzung klar sein, wann das Ende ist – und daran sollte man sich dann natürlich auch halten! Im Zuge einer Besprechung ist es völlig natürlich, dass zusätzlich zum eigentlichen Thema ständig neuen Themen dazukommen oder neue Fragen aufgeworfen werden. Diese sollten gut protokolliert werden – mehr dazu unten – die Sitzung aber endlos auszudehnen, funktioniert in den seltensten Fällen. Wenn sich nun doch ein Zeitproblem ergibt, solltest du als Moderatorin dies möglichst früh ansprechen und gemeinsam mit deinen Gruppenleiter/innen entscheiden, welche Punkte in der verbleibenden Zeit noch behandelt werden. Oftmals hast du vielleicht schon vor Beginn der Sitzung so eine Ahnung, dass der eine oder andere Punkt länger dauern könnte und die Tagesordnung nicht eingehalten werden kann – überleg dir in solchen Fällen schon vorher, bei welchen Punkten du Zeit gewinnen kannst!

Protokolle

Lästige Arbeit, großer Gewinn! Protokoll schreiben gehört wirklich zu den Tätigkeiten, die kaum jemandem Spaß machen – da spreche ich aus eigener, schmerzhafter Erfahrung. Wer jedoch schon einmal bei einer Besprechung gesessen ist, bei der sich die komplette Runde 20 Minuten lang quälend versucht zu erinnern, ob und was in der letzten Besprechung wie und warum entschieden wurde, weiß eine gutes Protokoll sehr zu schätzen.

Um ein wenig zu entstressen: Ein gutes Protokoll enthält in kurzer Form alle Ergebnisse und die wichtigsten Meilensteine, wie diese Ergebnisse entstanden sind. Nicht mehr, und nicht weniger. Niemand in der Gruppenleiter/innen-Runde wird sich über ein 18-seitiges Protokoll mit Redner/innenlisten und Zitaten freuen, ein Protokoll, in dem nach 3-stündiger Sitzung nur der Satz „Als Ort für das Lager wurde XY ausgewählt“ steht, ist genauso sinnlos - die gute Mischung macht’s!
Und wer sollte das Protokoll schreiben? Wenn du die Sitzung leitest oder moderierst, solltest du nicht auch noch Protokoll schreiben! Als Leiter/in  hast bei vielen Punkten mehr Hintergrundwissen und dich intensiver vorbereitet als andere, wenn du nun noch das Protokoll schreibst, besteht die Gefahr, dass du Einzelheiten auslässt oder voraussetzt. Außerdem wäre das Protokoll eine zusätzliche Aufgabe und als Pfarrverantwortliche/r hast du meist schon so genug zu tun. Sucht aus eurem Kreis eine oder auch mehrere Personen, die diese Aufgabe übernehmen!

Dominik Mach

[aus dem context "Moderation"]

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