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Besprechungen in der Gl-Runde

Die Gruppenleiter/innenbesprechung ist sicherlich die Grundlage der pfarrlichen Jungschararbeit: Hier werden gemeinsame Ziele gesteckt, Inhalte erarbeitet, Termine ausgemacht, Probleme ausgetauscht, Veranstaltungen vorbereitet, ... . Deswegen ist es sehr wichtig, daß bei solchen Besprechungen eine gute Atmosphäre herrscht. Hier einige Tipps, wie ihr Besprechungen so gestalten könnt, daß die nötige Arbeit erledigt werden kann und gleichzeitig ein angenehmes Zusammenarbeiten möglich ist.

Einladung & Tagesordnung

Zu jeder Sitzung sollten alle GruppenleiterInnen eine Einladung erhalten. Darauf stehen das Datum, die Beginn, Ende und der genaue Ort der Besprechung.

Weiters sollte eine ungefähre Tagesordnung darin angekündigt werden. Das ist nötig, damit sich jede/r GruppenleiterIn schon vor der Sitzung Gedanken über die einzelnen Punkte machen kann. Es können dann bei der Sitzung vorher überlegte Vorschläge und Meinungen eingebracht werden. Das erleichtert den Ablauf einer Diskussion sehr.

Die Einladung und Tagesordnung der nächsten Besprechung können natürlich auch auf dem Protokoll der letzten Sitzung enthalten sein.

Raumgestaltung

Wichtig ist auch die Wahl der Sitzgelegenheiten. In bestimmten Fällen, etwa beim „Ideen spinnen“, können bequeme, tiefe Polstermöbel die Phantasie beflügeln. Im übrigen regt aber aufrechtes Sitzen bei einem Tisch eher zu Sachlichkeit und Konzentration an. Jede/r sollte sich leicht wichtige Notizen machen können. Alle TeilnehmerInnen sollen Sichtkontakt zueinander haben, was das miteinander Reden erleichtert. Das aufgefädelte Sitzen an einem langen schmalen Tisch wirkt sich äußerst ungünstig auf das Gesprächsklima aus. Personen in der zweiten Reihe oder am Tischeck sind von ihrem Sitzplatz her schon in einer untergeordneten oder Außenseiterrolle.

Wird mit Plakaten u.a. gearbeitet, so müssen auch diese so angebracht sein, daß alle auf die Wand/das Plakat sehen können.

Auch die Beleuchtung spielt eine wesentliche Rolle beim Gesprächsklima. Das Licht soll auf den Kreis der TeilnehmerInnen konzentriert sein, es soll niemand im Halbdunkel sein oder geblendet werden.

Rahmengestaltung

Eine Besprechung sollte immer einen klaren Beginn haben. Zu diesem Zeitpunkt ist es klar: jetzt werden private Plaudereien unterbrochen, und das gemeinsame Arbeiten beginnt. Es ist fein, wenn dieser Einstieg in die Besprechung bewußt gestaltet wird: durch eine Geschichte, die vorgelesen wird, durch eine gemeinsame Besinnung, durch ein Spiel etc. Dann muß eingeleitet werden, worum es heute gehen wird. Ein Blick auf die Tagesordnung und die Frage, ob noch weitere Punkte für die Besprechung gewünscht werden, sollte nicht fehlen. Nach der Abhaltung der Besprechungspunkte kann auch der Ausklang bewußt gestaltet werden. So wird ein klarer gemeinsamer Schlußpunkt gesetzt.

Gestaltung eines Tagesordnungspunktes

Damit die Gespräche zu den einzelnen Punkten gut ablaufen, ist es hilfreich, sich an der folgenden Struktur zu orientieren:

Informationen: Der/die sich am besten auskennt, informiert über den zu besprechenden Punkt (warum? was ist zu entscheiden?...)

Ziel festlegen: Was müssen wir entscheiden, was erarbeiten? Wie weit sollen wir heute unbedingt kommen? Nach Möglichkeit wird das für alle sichtbar aufgeschrieben.

Kreatives sammeln: Ideen zur Problemlösung werden gesammelt. Dabei zu beachten: Ideen für alle sichtbar machen, alles sammeln (auch scheinbar Unwichtiges), keine Bewertungen abgeben

Diskussion und Koordination der gesammelten Vorschläge: Alle sollen sich am Gesprächs- und Entscheidungsprozeß beteiligen; Meinungsverschiedenheiten sind nichts Schlimmes und sie tragen zu einer besser überlegten Entscheidung bei. Zwischenergebnisse werden festgehalten (worüber sind wir uns schon einig?).

Entscheidung fällen: Das Ergebnis wird zusammengefaßt und die Entscheidung fixiert.

Durchführung planen: Hier gilt es, einen Zeitraster zu erstellen und Aufgaben zu verteilen. Dabei geht es um die Fragen: Wer - macht was - mit wem - wo - bis wann?

Verpflegung

Essen und Getränke sind angenehm, wenn vor der Sitzung soviel hergerichtet ist, daß niemand zwischendurch aufstehen muß und wenn das Essen unkompliziert einzunehmen ist (ohne Geschirr und Besteck, ohne große Geräuschentwicklung).

Pausen

Auch Pausen sollten vorher vereinbart werden - kaum jemand kann sich stundenlang ununterbrochen konzentrieren. Nach einer Stunde sind zehn Minuten Unterbrechung sinnvoll.

”Kaffeehaus-Viertelstunde”

Es ist günstig, zu Beginn jeder Sitzung eine sogenannte „Kaffeehaus-Viertelstunde“ einzuführen. In dieser „Viertelstunde“ können dann die Neuigkeiten der letzten Tage oder Wochen untereinander ausgetauscht werden.

Das hat zwei Vorteile: Zum einen entsteht gleich am Anfang der Besprechung eine persönliche Atmosphäre. Zweitens wird die eigentliche Besprechung dann nicht dauernd von Privatgesprächen gestört bzw. unterbrochen. Die Chance wird größer, daß die notwendigen Arbeiten zügig erledigt werden können und damit die gute Atmosphäre erhalten bleibt. Es soll allerdings das Ende der „Kaffeehaus-Viertelstunde“ und damit der genaue Besprechungsbeginn vorher fixiert und auch eingehalten werden.

Protokoll

Protokolle dienen hauptsächlich als Erinnerungshilfe. Jeder bzw. jede GruppenleiterIn hat so die Möglichkeit, verläßlich nachlesen zu können, was besprochen und beschlossen wurde - was besonders dann wichtig ist, wenn sie/er persönlich für etwas verantwortlich ist.

Die Form soll übersichtlich sein: die einzelnen Punkte erkennbar voneinander getrennt; Termine unterstrichen, die Namen der durch Aufgabenverteilung Betroffenen herausgehoben, damit jeder schon beim Überfliegen des Textes leicht erkennt, worum er sich kümmern muß - z.B.

KINDERFEST am 30. April 19xx, 15 - 18 Uhr

Programm: (....)

Wer macht was?
Spielestation EDITH
Papier-Station OSWALD
...

Vorbereitungsarbeiten
Plakat für Kinderfest gestalten bis 13. 4. FRITZ
Saft und Kekse einkaufen bis 30. 4. ASTRID
...

Der/die ProtokollverfasserIn wird entweder für längere Zeit (ein Arbeitsjahr) oder jedesmal neu (so, daß jeder reihum drankommt) bestimmt.

Das Protokoll kann per Post verschickt werden, im GruppenleiterInnenzimmer aufliegen oder den GruppenleiterInnen in ihr Fach - so vorhanden - gelegt werden. Für jede/n GruppenleiterIn soll, vor allem bei Aufgabenverteilung, ein Exemplar vorhanden sein (auch bei Geschwistern!).

Gestaltung des Protokolls

Außer einer für jeden entzifferbaren Schrift sollte das Protokoll enthalten:

  • Termin des jeweiligen Treffens,
  • die Namen der Anwesenden,
  • die Tagesordnung,
  • die einzelnen Tagesordnungspunkte ausführlich mit den Besprechungsergebnissen,
  • die Zeichnung des/der VerfasserIn („für das Protokoll: XXX YYY“)

Inhaltlich kann zwischen zwei Arten von Protokollen unterschieden werden:

a) Ablaufprotokoll
Das Protokoll gibt den Diskussionsverlauf wieder; die wichtigsten, vor allem gegensätzlichen Aussagen werden festgehalten (bei inhaltlichen Diskussionen sinnvoll)

b) Beschlußprotokoll
Hier stehen nur die Ergebnisse der Diskussion.

Gesprächskultur

Die Gesprächskultur ist für eine Besprechung von grundsätzlicher Bedeutung. Wie wir miteinander diskutieren, ob wir andere ausreden lassen, ob wir auf gegensätzliche Meinungen eingehen, ... hat eine große Auswirkung auf Verlauf und Ergebnis der Besprechung.

Die Art, wie wir jetzt an ein Thema herangehen, soll von allen Gruppenmitgliedern gemeinsam ausgemacht und akzeptiert worden sein. Eventuell können die wichtigsten Gesprächsregeln in Form eines Plakates bei jeder Sitzung aufgehängt werden.

Der/die Pfarrverantwortliche sollte darauf achten, daß diese Regeln auch eingehalten werden. Einige wichtige Punkte der Gesprächskultur sind:

  • Der/die Pfarrverantwortliche hat meistens einen „Überlegensvorsprung“ gegenüber den anderen SitzungsteilnehmerInnen. Es ist wichtig, daß er/sie diesen Überlegensvorsprung nicht zu seinen/ihren Gunsten ausnützt und den anderen Gruppenmitgliedern damit seine Meinung aufzwingt. Um diesen Vorsprung möglichst gering zu halten, sollten die bei der Besprechung zu behandelnden Themen schon möglichst früh vor der Sitzung bekanntgegeben (bzw. ausgemacht) werden. Bei inhaltlichen Themen könnte auch eine Anlage an die Einladung als Information dienen.

  • Bei der Sitzung selbst sollte die/der Pfarrverantwortliche nicht zu offensiv agieren. Sie/Er sollte das Mitdenken fördern und darauf achten, daß alle ihre Meinung zu einem Thema sagen können. Die anderen TeilnehmerInnen sollen eine Wortmeldung nicht unterbrechen, sondern den/die DiskutantIn ausreden lassen und erst dann ihre Gegenargumente bzw. Zustimmungen vorbringen.

  • Bei ruhigeren GruppenleiterInnen sollte die/der Pfarrverantwortliche nachfragen, ob die geäußerte Meinung auch ihnen entspricht oder ob sie nicht auch ihre Meinung in der Diskussion äußern wollen.

  • Wichtig ist es, den Diskussionsverlauf vom Entscheidungsprozeß zu trennen. Damit ist es möglich, in einer ersten Phase zuerst alle Meinungen zu äußern (auch „ungewöhnliche“) und erst in einer zweiten Phase eine Lösung bzw. einen Kompromiß zwischen den einzelnen Meldungen zu suchen. Ist ausreichend Zeit vorhanden, kann die Entscheidung nach der Diskussion überhaupt auf die nächste Sitzung verschoben werden. So kann jeder noch „darüber schlafen“ und über neue Argumente nachdenken.

  • Während der Diskussion sollte der Pfarrverantwortliche immer wieder die Argumente zusammenfassen und nachfragen, ob das Ergebnis die Meinung aller Gruppenteilnehmer wiedergibt.

  • Manchmal ist es wahrscheinlich nötig, eine Mehrheitsentscheidung zu treffen. In diesem Fall muß aber ein „Minderheitenschutz“ gewährleistet sein! Das heißt, daß für diejenigen, die der Mehrheitslösung nicht zustimmen konnten, Alternativmöglichkeiten gesucht werden, die es ihnen erleichtern, den Mehrheitsbeschluß mitzutragen.

  • Die Diskussionen sollten möglichst in einer nicht emotional aufgeheizten Atmosphäre stattfinden. Wenn einzelne Personen persönlich angegriffen werden, muß der Pfarrverantwortliche dies unterbinden. Wichtig ist es auch, daß jede Meinung angehört wird. Auch noch so inakzeptable Meinungen sollen diskutiert und nicht von vornherein kategorisch abgelehnt oder niedergemacht werden.

  • Sehr negativ auf das Gruppenklima wirken sich auch Fraktionsbildungen innerhalb der Gruppe aus. Besonders schlecht ist es, wenn ein Teil der Gruppe einen anderen dominiert. Hier kann es innerhalb kurzer Zeit zu großen Auseinandersetzungen kommen, die die Arbeit sehr behindern. Es ist dann wichtig, daß die/der Pfarrverantwortliche solche Gruppenbildungen rechtzeitig erkennt und darauf reagiert.

Sitzungsende

Die GruppenleiterInnen sollten sich schon zu Beginn der Besprechung ein Sitzungsende ausmachen. Das hat den Vorteil, daß Sitzungen nicht ins Endlose ausufern und die GruppenleiterInnen zu einer angemessenen Zeit (nach Abendbesprechungen) wieder nach Hause kommen und um nicht Gefahr zu laufen, die letzten Tagesordnungspunkte im Schnellverfahren zu behandeln, um nur ja schnell fertig zu werden.

Nächster Termin

Falls die Besprechungstermine nicht ohnehin für das nächste halbe Jahr im voraus ausgemacht wurden bzw. es fixe Termine (z. B. jeden 3. Freitag im Monat) gibt, macht Euch am Ende einen neuen Besprechungstermin aus. Es ist nötig und wichtig, auf Abwesende Rücksicht zu nehmen, damit diese bei der nächsten Sitzung anwesend sein können!

Eventuell kann die/der Pfarrverantwortliche bei den Abwesenden schon vor der Besprechung feststellen, an welchen Wochentagen sie Zeit bzw. keine Zeit haben.

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